Blogs, wikis et la collaboration en entreprise

Un article signé Isabelle GALLEY,
Chef de projet, Division Business Process Automation

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Introduction Collaboratif ? Késako ? Définitions selon wikipedia Mais à quoi sert un Blog ? Et un wiki ? Un forum ne pourrait-il pas faire l'affaire ?

Et qu’amènerait un blog (par exemple) dans mon entreprise ? Quels avantages par rapport aux sites intranet/internet classiques ? Quelles sont les difficultés rencontrées lors de l’implémentation d’outils collaboratifs dans l’entreprise ? Alors, on s’y met ou pas ? Quels outils choisir ?

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La plus grande difficulté dans ce monde, ce n’est pas notre capacité à produire, mais notre réticence à partager. » - Roy L. Smith

Introduction

Internet a été à ses débuts un outil destiné aux élites, mais aussi un espace de liberté, autorégulé. Cette liberté a partiellement disparu ensuite avec l’arrivée de sites web institutionnels, qui véhiculaient l’image d’une entreprise telle que modelée par le département marketing. En parallèle, il était possible de créer gratuitement ses propres pages web personnelles (Geocities en était un des précurseurs). Cependant l’interactivité de ces pages laissait à désirer.

Petit à petit le besoin d’interactions avec les lecteurs est devenu prépondérant. L’internaute lambda a commencé à rechercher des outils et des solutions lui permettant de créer des sites interactifs, de manière simple, sans devoir acquérir des connaissances poussées en HTML, dans le seul but de communiquer avec sa communauté. Dans ce cadre sont apparus des outils dits « collaboratifs ».

Collaboratif ? Késako ?

Ne cherchez pas une quelconque signification politique dans ce terme. Par collaboratif, on entend «action de faire travailler ensemble des personnes». Les principaux outils dits collaboratifs présentés dans cet article sont les blogs et les wikis (ou portails).

Définitions selon wikipédia

Le mot blog vient de la contraction des mots web log, littéralement journal sur le web. Un Blog est "un site web sur lequel une ou plusieurs personnes s'expriment de façon libre, sur la base d'une certaine périodicité. Le flux d'actualités est décomposé en unités chronologiques, susceptibles d'être commentées par les lecteurs et le plus souvent enrichies de liens externes."

Le mot Wiki vient de l’hawaïen Wiki wiki qui veut dire rapide. Un Wiki est "un site Web dynamique permettant à tout individu d'en modifier les pages à volonté. Il permet non seulement de communiquer et diffuser des informations rapidement (ce que faisait déjà Usenet), mais de structurer cette information pour permettre d'y naviguer commodément."

Mais à quoi sert un blog ?

Le blog répond à un besoin d’expression personnelle d’un individu ou d’un groupe restreint. Outre son aspect thérapeutique qu’il ne faut pas négliger, il permet de communiquer ses émotions et avis avec le seul risque d’être lu. Un blog est donc principalement destiné à la publication d’opinions.

Le blog a un fort aspect temporel. En effet, les informations publiées sont systématiquement reléguées plus loin par les nouvelles arrivantes. Un risque élevé de dispersion de l’information est donc présent, à moins d’une forte implication de l’auteur. Chacune des interventions présentes dans un blog peut être commentée par les visiteurs par le biais d’un lien permanent. Elle ne peut par contre pas être modifiée.

Pour trouver des exemples de blogs, pas besoin d’aller très loin. La plupart des sites d’informations comme les journaux, les télévisions, etc., en proposent directement sur leur site. Outre des individus parfaitement inconnus, de nombreux politiciens et autres célébrités ont déjà ouvert les leurs. Il suffit de chercher le nom d’une personnalité dans un moteur de recherche pour accéder à son blog personnel.

Et un wiki ?

Cette notion est intimement liée à la notion de communauté. Un wiki est donc un site web permettant l’échange d’informations. De communautaire à ses débuts, cet outil commence à se répandre au sein des entreprises par le biais de portails intranet notamment.

Dans un wiki, n’importe quel utilisateur peut modifier le contenu d’une page directement depuis son navigateur Internet. Pas besoin de connaissances techniques: l'édition du contenu des pages s'effectue généralement à l’aide d’un éditeur de texte simple intégré, capable de comprendre les balises html pour la mise en page. Malgré ces éléments, un Wiki est différent d’un CMS (Content Management System ou gestionnaires de contenu même si les deux ont tendance désormais à fusionner (Ex : Spikini => résultat du mariage entre Spip qui est un gestionnaire de contenu et Wikini qui est un gestionnaire de Wiki).

Le wiki le plus célèbre est Wikipedia qui se définit comme « une encyclopédie libre, gratuite et multilingue que chacun peut modifier ». Il est devenu un outil de référence pour beaucoup d’étudiants, dépassant même l’encyclopédie Encyclopedia Britannica Online.

Un forum ne pourrait-il pas faire l'affaire ?

Les forums permettent effectivement de partager de l’information sur certains sujets dans un environnement cadré et modéré. Cependant, alors que dans un wiki les informations sont éditables par tout un chacun, les forums ne sont qu’une succession d’interventions relatives à une première intervention. Les sujets sont classés par thème et par là même sont facilement accessibles.

Par contre, la modération, par une personne ou un groupe de personnes, entraîne le risque de censure des propos ou des avis. Tout dépend donc de vos attentes mais les forums peuvent être une bonne manière de démarrer la collaboration en entreprise.

Et qu'amènerait un blog (par exemple) dans mon entreprise ?

Dans les entreprises, les blogs peuvent être utilisés en interne ou en externe.

En externe, les blogs permettent de communiquer en direct avec les clients. Cette communication permet d’obtenir rapidement le feedback du client. On mesure bien ici le double-effet de cette communication sur la popularité d’un produit ou d’un service.

En interne, les blogs peuvent servir comme intranet général à l’entreprise. On peut également imaginer un blog par projet, pour permettre à chaque participant de partager ses découvertes et/ou informations. Dans l’entreprise, le principal inconvénient des blogs et des wikis réside dans le temps utilisé pour « bloguer », qui est en quelque sorte déduis du temps de production des collaborateurs.

Quels avantages par rapport aux sites intranet/internet classiques ?

L’intérêt principal de la mise en place de blogs et autres wikis est la collaboration transverse, qui va au-delà des considérations organisationnelles de l’entreprise en permettant à chaque collaborateur de s’exprimer sur un même pied d’égalité. Ces outils permettent donc ainsi de refléter une organisation matricielle et non pas hiérarchique, ce qui constitue de plus en plus la tendance en matière d'organisation d'entreprise. Un site intranet collaboratif permet de récolter des avis ou des informations sur différents sujets relatifs au fonctionnement ou au business de l’entreprise. Il offre la possibilité de réunir différents points de vue difficilement accessibles par d’autres biais, et en ce sens il constitue une base de connaissance précieuse.

Dans la réalité, peu d’entreprises utilisent les outils collaboratifs comme vecteur de communication externe. La plupart de celles qui le font sont issues du monde du logiciel libre ou des domaines d’activités liés à l’enseignement. L’utilisation de tels outils est en effet plus difficile à cadrer, donc à contrôler.

L’image que l’entreprise veut donner à l’extérieur est un élément clé dans la décision d'utiliser ou non des outils collaboratifs dans la réalisation d’un site Internet. Par contre l’intégration d’une partie collaborative dans un site Internet classique peut y ajouter une dynamique qui fait parfois cruellement défaut et qui peut inciter les internautes à revenir consulter le site.

Quelles sont les difficultés rencontrées lors de l'implémentation d'outils collaboratifs dans l'enterprise ?

Le principal défi lors de l’implémentation d’outils collaboratifs apparaît lors de la mise en production. On constate souvent que les collaborateurs sont effrayés voir réfractaires lorsque l’on modifie leurs habitudes.

Il faut donc prévoir un « animateur » responsable de la popularisation de l’outil au sein de l’entreprise. Cet animateur devra absolument convaincre les intervenants quand à l’importance de leur implication dans le projet. Sans interactions régulières, un wiki ou un blog n’a pas plus d’intérêt qu’un site « classique ».

Si le défi est relevé, les outils collaboratifs pourront alors atteindre leurs objectifs et apporter un réel plus dans le fonctionnement de l’entreprise.

Alors, on s'y met ou pas ??

Pour que les outils collaboratifs puissent trouver leur place dans l’entreprise, il faut que la politique de contrôle cède la place à la confiance et à la transparence. Alors, êtes-vous prêt à partager votre savoir ? Êtes-vous prêt à accepter la discussion, voire la critique de vos opinions et solutions par vos subordonnés ? Si vous répondez oui à ces deux questions, lancez-vous !

Quels outils choisir ?

Vous trouverez ci-dessous une liste non-exhaustive d'outils pour l'implémentation de blogs et de wikis en entreprise ou à usage privé.

Quelques adresses pour trouver à coup sûr les outils qui correspondent le mieux à vos besoins :

• Wiki : Wikimatrix.org.
• Blogs : Comment ça marche.net

En entreprise
Blog	Wiki
DotClear (php, OpenSource)	XWiki (java, OpenSource)
Blog :CMS (php, OpenSource)	SnipSnap (java, OpenSource)
	Confluence (java, Software)
Privé
Blog	Wiki
Skyblog (Internet)	XWiki (java, OpenSource)
Romandie.com (Internet)	JSPWiki (java, OpenSource)
BleuBlog.ch (Internet)	MoinMoin (Python, OpenSource)
DotClear (php, Opensource)

A noter que les poids lourds des outils de collaboration, que sont IBM Lotus Domino et Microsoft Sharepoint, rattrapent leur retard sur les solutions open source et proposent des solutions de blogs et de wiki intégrées dans leur produit.
Cette option permet de capitaliser sur les connaissances techniques déjà acquises sur ces outils collaboratifs traditionnels.

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Isabelle GALLEY,
Chef de projet
©Sylog® Consulting SA,
Division Business Process Automation,
juin 2006.