Sharepoint 2007 : accès à l´information et productivité d´entreprise

contexte problématique de base que faut-il pour transformer l´information en productivité ? sharepoint 2007 comme outil structurant gérer et accéder les documents

gérer les informations et y accéder supporter les processus métiers mise en place de sharepoint 2007 dans le cadre d´une démarche « information work » lexique

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Contexte 

Un des besoins principaux d´une entreprise pour assurer le bon fonctionnement de ses activités, et ce quelle que soit sa taille, est de permettre à ses collaborateurs de travailler en équipe. Ce travail en équipe implique la mise à disposition et le partage de l´information, l´accès rapide aux documents importants et l´optimisation des processus métiers qui sont en relation avec ces informations. Cela permet à l´entreprise de ne pas dépendre du savoir présent dans les esprits de personnes clés et d´être donc plus rapide pour réagir aux changements imposés par le métier.

Or, cette aspect est régulièrement mentionné par les responsables d’entreprise comme étant un aspect difficile à résoudre, car un nombre important d´informations utiles sont de type non-structuré et par conséquent difficile à rendre efficace à utiliser.

Cet article a pour but de présenter une solution qui répond à cette problématique générale.

Problématique de base 

On constate souvent que chaque personne possède sa propre version d´un document. Cette multitude de versions ajoute de la confusion et menace l´intégrité des informations. Les documents transitent généralement par email entre les différents collaborateurs. L´email devient donc un emplacement de stockage à part entière.

En outre, les modèles de documents ne sont généralement pas uniformisés. Il n´est pas rare que chaque service, chaque collaborateur, possède son propre modèle et au fil du temps il devient de plus en plus difficile de limiter l´utilisation de ces modèles ou de les standardiser. L´image de marque de l’entreprise peut en souffrir.

Une autre problématique consiste en l´abondance de processus non formalisés et non automatisés. Ils ne s´intégrent pas au cycle de vie des informations. Le risque est qu´ils tombent en désuétude ou soient mal appliqués, sans parler du coût pour leur usage et leur maintenance.

Finalement, l´absence de plateforme commune empêche, l´adoption des méthodes et processus internes avec les partenaires externes. Là également, il est courant que la communication de documents passe par les emails, ce qui rend le classement des documents aléatoire. Avec une telle solution, les partenaires ou clients externes ne sont pas véritablement intégrés dans les processus de l’entreprise.

Il apparaît donc que l´information est le cœur d´une entreprise et que de la facilité de son accessibilité dépend sa productivité.

Que faut-il pour transformer l´information en productivité ? 

Par rapport à la problématique de base dépeinte ci-dessus, on peut agir sur plusieurs axes.

• permettre l´accès aux informations à partir de systèmes dorsaux.
• permettre la protection des données sensibles, partager l´information et travailler en équipe.
• appliquer les processus à la gestion des données de l´entreprise.

Sharepoint 2007 comme outil structurant 

Microsoft Sharepoint 2007 répond à ces problématiques. C´est une solution optimale qui présent un excellent retour sur investissements, gràce à des coûts et efforts d´acquisition réduits.

Sharepoint 2007 est un outil structuré et structurant permettant d´intégrer les données de l´entreprise. Il permet de mettre en place un ensemble de sites web mais également en des espaces de travail communs permettant aux employés de coordonner leurs emplois du temps, de classer des documents,…

Sharepoint 2007 permet de favoriser la collaboration en entreprise gràce à des éléments comme les bibliothèques de documents, les listes de tâches, des espaces collaboratifs, etc. Il permet d´accéder de manière centralisée aux informations gràce à sa fonction de portail. Il intègre également la collecte et la restitution des données métiers pertinentes gràce aux fonctionnalités de recherche, de fichiers centralisés et d´intégration de formulaires.

De plus, Sharepoint 2007 hérite des possibilités et de la puissance de la technologie Microsoft .NET puisque qu´il est basé sur le framework .Net version 2.0. Il est donc possible de le personnaliser à l´envi gràce à l´intégration de composants développés en .Net, contrairement aux versions précédentes. Vos développeurs .NET peuvent dorénavant eux-mêmes enrichir le portail.

Les sites Web intégrés dans Sharepoint 2007 sont architecturés de manière à faciliter la navigation entre les informations. Les pages sont également personnalisables dans leur contenu et dans la disposition du contenu. Chaque page peut être définie pour tous les utilisateurs (vue partagée) et personnalisée ensuite par chaque collaborateur.

Dans les paragraphes suivants, nous allons détailler de quelle manière Sharepoint 2007 répond aux problématiques principales de l´entreprise soit gérer et accéder des documents, gérer et accéder les informations en général et supporter les processus métiers.

Gérer et accéder les documents 

Gérer et accéder des documents passe par la centralisation en un même espace de l´information utile au fonctionnement d´une équipe ou de l´entreprise. De plus, il ne suffit pas de regrouper les documents à un même endroit, il faut également qu´un mécanisme de protection soit mis en place pour empêcher les modifications concurrentes ou les suppressions intempestives.

Dans Sharepoint 2007, la gestion des documents se fait à l´aide de bibliothèques. Ces bibliothèques permettent de stocker de manière centralisée un ensemble de documents. Les bibliothèques de documents peuvent être créées en fonction des domaines organisationnels de l´entreprise, des projets en cours, etc.

Sharepoint 2007 intègre un grand nombre de fonctionnalités liées à la gestion des documents comme la restriction d´accès concurrents, la gestion des droits d’accès ou la gestion des versions. Une fonction d´importation permet de rapatrier les documents existants dans l´entreprise à tout moment.

Sharepoint 2007 implémente également une fonction de protection contre la suppression involontaire de documents en intégrant une poubelle au niveau de chaque site ainsi qu´au niveau du site d´administration centrale.

Les bibliothèques de documents peuvent être liées à des workflows (ou processus). Vous trouverez plus de détails sur cette dernière fonctionnalité dans le paragraphe « Supporter les processus métiers ».

Gérer les informations et y accéder 

Gérer des informations et y accéder passe par la présentation centralisée d´informations utiles à l´entreprise, par la mise en œuvre d´une connexion simple entre elles et les collaborateurs mais également par la mise à disposition de données provenant de différentes sources.

Sharepoint 2007 intègre un moteur de recherche, similaire à Google, qui permet d´effectuer des recherches pertinentes sur l´ensemble du contenu des sites mais également sur les données externes. Le moteur de recherche se base sur une fonction d´indexation et génère les méta-données pour chaque fichier, augmentant de ce fait la pertinence et l´efficacité des recherches.

Pour accéder les données externes mais nécessaires, Sharepoint 2007 intègre un Business Data Catalog qui est une interface entre les applications métiers (ou LOB) et leurs données et Sharepoint 2007. De ce fait, il est possible d´atteindre des données provenant d’un ERP ou encore d´une base de données.

Les informations peuvent aussi être directement saisies dans Sharepoint 2007 grâce à la création de listes dont les propriétés peuvent être définies par l´utilisateur.

Les informations, de quelque provenance que ce soit, peuvent ensuite être affichées, agrégées entre elles pour permettre, par exemple, un affichage ciblé Les informations peuvent être affichées à l´aide de listes, de listes de tâches, de bibliothèques de documents, etc.

L´accès hors lignes des informations est assuré dans Sharepoint 2007 par la synchronisation avec Outlook 2007. Il est alors possible de disposer sur son poste local de manière déconnectée de toutes les informations nécessaires.

Supporter les processus métiers 

Les processus permettent d´accélérer la productivité des employés en simplifiant les activités quotidiennes. Ils permettent également l’intégration avec les applications métiers courantes et structurent les activités répétitives pour en faciliter le suivi.

Un outil de collaboration efficace doit permettre d’étendre facilement l´utilisation des processus à travers toute l´entreprise.

Pour Microsoft, la notion de workflow, ou processus, est « l´ensemble des activités qui coordonnent des personnes et/ou des logiciels en définissant un ou des chemins d´exécution ». Dans cet esprit, Microsoft, dans le cadre du développement de Windows Vista, a développé une nouvelle brique logicielle fondamentale, Windows Worfklow Foundation, qui est une plateforme générique de gestion des processus commune à toutes les applications Microsoft. Ce composant majeur permet de formaliser les processus, de les représenter de manière graphique pour les intégrer ensuite dans les outils Microsoft, tel Sharepoint ou Office et de contrôler leur exécution. A l´aide d´un éditeur graphique ou par programmation, les processus peuvent être adaptés à vos propres besoins.

Sharepoint 2007 permet d´appliquer les processus aux bibliothèques de documents, des tâches ou encore de suivi d´incidents. Certains processus sont déjà intégrés de base dans le produit tel que revue et approbation de documents, collecte de signature ou suivi d´incidents.

Les actions relatives aux processus sont journalisées dans Sharepoint 2007, ce qui permet de contrôler leur bonne application.

Mise en place de Sharepoint 2007 dans le cadre d´une démarche Information Work 

Le meilleur outil du monde ne vous rendra pas service si son implémentation n´est pas précédée d´une étude mettant en lumière les principales problématiques qu´il peut adresser.

Avant d´implémenter Sharepoint 2007 dans une entreprise, il est donc nécessaire d´identifier précisément les problèmes auxquels sont confrontés vos collaborateurs qui utilisent la bureautique au sens large (« Information Work »).

Les solutions « Information Work » de Microsoft aident les directeurs opérationnels à améliorer la productivité de l´organisation et à préserver le capital que représentent les informations numériques en simplifiant les processus commerciaux, en donnant aux employés un meilleur accès aux informations critiques et en les aidant à mieux travailler en équipe tout en protégeant les informations commerciales confidentielles.

La démarche « Information Work Solution Services» consiste en un séminaire de deux jours avec vos principaux acteurs métiers, qui permet d´identifier les problématiques, de sélectionner les plus importantes, de se fixer des buts, d´exécuter vos stratégies. Elles permettent également de catégoriser les problématiques, d´identifier les solutions opérationnelles, de déterminer la valeur des solutions et de classer les solutions par ordre de priorité en collaboration avec les directeurs métiers.

(A noter que les clients ayant souscrit une software assurance peuvent utiliser des vouncher leur donnant droit au séminaire « Information Work Solution Services ».)

Au terme de ces deux jours, une vision claire et détaillée des problèmes de l´entreprise se dessine et les actions pour y remédier sont définies Il s´agit alors de définir et de planifier les actions à entreprendre, pour obtenir un résultat concret (« QuickWin ») ans un laps de temps bref (idéalement dans les deux mois qui suivent le séminaire). Cette solution sera publicisée dans l´enteprise et constitue la première étape d´une série d´autres pas qui vous conduiront vers une substantielle amélioration de votre organisation.

Lexique 

données non structurées : ensemble d´informations qui ne sont ni classées, ni identifiées. On peut considérer comme non-structurés les documents composés de données textuelles, numériques, sonores, graphiques, et d´images.

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Isabelle Galley

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